Sygnaliści – kilka spraw do przemyślenia, nim ruszy system (opublikowany w magazynie 'Compliance', wydanie 01/2024)

Ostatnie przyspieszenie procesu implementacji do polskiego prawa dyrektywy o sygnalistach w naturalny sposób przywraca i wzmacnia zainteresowanie tematem sygnalistów. W ostatnich latach mieliśmy tu swoistą sinusoidę w tym zakresie, której funkcję stanowiły poszczególne projekty i ostatecznie brak uchwalenia ustawy. Sytuację można porównać, lekko mrużąc oczy, do oczekiwań na zakończenie cyklu „Pieśni Lodu i Ognia” przez George’a R.R. Martina. I o ile „Wichry Zimy” od lat pozostają (wciąż niespełnioną) nadzieją czytelników, to szczęśliwie nie będziemy musieli aż tyle czekać na legislacyjne zwieńczenie zagadnienia sygnalistów w Polsce, ile czekają fani ww. serii, w tym ja.

Co jest tak naprawdę ważne

A skoro finał tej naszej historii nastąpi zapewne całkiem niebawem, to warto zwrócić uwagę na nieco pomijany aspekt – przygotowanie po stronie przedsiębiorstw do pracy z sygnalistami. W mojej ocenie wiele w tym temacie zostało już powiedziane, ale szala uwagi była dotąd nieco zbyt wyraźnie przesunięta w stronę technicznych aspektów, zamiast szerokiej i merytorycznej dyskusji o szansach i zagrożeniach związanych z wdrożeniem wewnętrznych kanałów raportowania. W praktyce bowiem łatwiej jest rozmawiać o parametrach niż o sprawach dotyczących przekonań, zaufania czy stopnia przygotowania organizacji. Dziś chciałbym zwrócić uwagę na kilka takich pomijanych w debacie aspektów, które w mojej ocenie są jednocześnie kluczowe dla prawidłowego wdrożenia systemu whistleblowingowego.

System whistleblowingowy to narzędzie

I jak każde narzędzie może nam służyć lepiej albo gorzej. Wiele zależy od przemyślenia jego wdrożenia, jego celu i przygotowania organizacji. Z perspektywy compliance wydaje się, że powiedziano już
o sygnalistach bardzo wiele. Ale czy to, co jasne jest dla nas, jest równoznacznie rozpoznawane
i postrzegane przez naszych interesariuszy? Czy rzeczywista świadomość zarządu i szerzej kierownictwa pokrywa się z naszymi oczekiwaniami? Jest do wykonania praca po stronie organizacji, by stworzyć odpowiednie podłoże pod gotowość do nadawania informacji i do jej odbierania. Czy ta praca została wykonana? Jakie są nasze osobiste przekonania związane z funkcjonowaniem tego systemu?

Kultura jednak kluczowa!

Tworzenie CMS nie może polegać jedynie na zadawaniu pytań, ale polega na wspólnym odnajdywaniu rozwiązań dla klienta wewnętrznego czy zewnętrznego. Ale projekt wdrożenia systemu compliance wymaga od nas całościowego, wieloaspektowego rozważenia czynników wpływających na klienta. Wynik analizy pozwala na optymalne dobranie środków i narzędzi systemu. Odnośnie sygnalistów warto z pewnością poznać i zrozumieć aktualny poziom zaufania i zaangażowania interesariuszy oraz podstawowe parametry, które na nie wpływają. W dłuższej perspektywie to właśnie poziom kultury compliance przesądzi, czy będziemy mieć zgłoszenia, czy będą to zgłoszenia wartościowe i wreszcie czy będziemy umieć prawidłowo z nimi postąpić. Ważnym pytaniem kontrolnym może być choćby to, na ile oczywistym wyborem dla pracowników jest zgłoszenie zauważonej nieprawidłowości. Należy pracować nad wpływem na pracowników i upowszechnieniem potrzeby raportowania zdarzeń, które obniżają bezpieczeństwo organizacji.

Sekwencja zgłoszeń

Należy zaplanować, omówić w organizacji i wreszcie wdrożyć proces zgłaszania nieprawidłowości uwzględniając dotychczasowe doświadczenia własne i rynkowe, a także ocenę perspektyw w tym zakresie. Pragnę w tym miejscu zwrócić uwagę, że system whistleblowingowy nie powinien być traktowany jako domyślne narzędzie informowania o nieprawidłowościach. Są nimi ścieżka służbowa
i hierarchia organizacyjna. Właściwe rozwinięcie tego faktu może pomóc zaoszczędzić wielu żmudnych, kosztownych i nieskutecznych postępowań. Kanał sygnalisty w mojej ocenie powinien być zarezerwowany jedynie dla takich kategorii zdarzeń, które powodują obawy sygnalisty do skorzystania z innych możliwości organizacyjnych. Przy czym ocena tego powinna być pozostawiona zainteresowanym, a my jedynie możemy pomóc jej dokonać poprzez edukację i komunikację.

Komunikacja jest kluczem

Wszystko, co sobie zaplanujemy i wdrożymy, bez systematycznej i przemyślanej komunikacji (i także edukacji) pozostanie w sferze życzeń, czy wręcz fantazji. Komunikacja jest bowiem kluczem do zbudowania zaangażowania w tworzony system whistleblowingowy, przedstawienia intencji, parametrów systemu, zasad pracy nad informacjami, czy elementów ochrony tak osób zgłaszających, jak i objętych postępowaniami. Warto przemyśleć z perspektywy odbiorcy, co chcemy przekazać i jakiego języka użyć, by nasz przekaz był poprawny i skuteczny. Poprawny, czyli zawierał elementy komunikacyjne z normy ISO 37301. Organizacja powinna określić potrzeby komunikacji dotyczące systemu zarządzania compliance, w tym:

a) co będzie się komunikować;

b) kiedy będzie się komunikować;

c) z kim będzie się komunikować;

d) w jaki sposób będzie się komunikować.

Ludzie w centrum uwagi

Komunikacja wewnętrzna powinna być tak zorganizowana, że powinno się przyjąć odpowiednie metody komunikacji, aby przekaz dotyczący compliance był na bieżąco odbierany i rozumiany przez wszystkich pracowników. Komunikacja powinna jasno określać oczekiwania organizacji względem pracowników oraz przypadki non-compliance, które powinny być zgłaszane, w jakich warunkach
i wobec kogo.

Utrzymanie konsekwencji w prawidłowej realizacji powyższych zasad jest pomocne w zbudowaniu utrwalonej narracji. By nasz przekaz był odpowiednio angażujący, należy rozwijać umiejętności komunikacyjne teamu compliance lub korzystać z zasobów wewnętrznych i uzyskiwać wsparcie ekspertów od komunikacji. Podstawą myślenia powinna być nieustająca koncentracja na odbiorcy
i jego potrzebach. Ludzie tworzą compliance i ludzie przesądzają o poziomie skuteczności.

Na tę warstwę jednak należy nałożyć inne, jak zaangażowane przywództwo, przyjęte i celebrowane wartości i konsekwencję, która buduje zaufanie do instytucji firmy w funkcji czasu.

Oficer compliance

Organizacja rozwija, utrzymuje i promuje kulturę zgodności na wszystkich poziomach organizacji. Organ zarządzający, najwyższe kierownictwo i kierownictwo wykazują aktywne, widoczne, spójne
i trwałe zaangażowanie na rzecz wspólnego standardu zachowania i postępowania, który jest wymagany w całej organizacji. Kierownictwo najwyższego szczebla zachęca do zachowań, które tworzą i wspierają zgodność. Zapobiega i nie toleruje zachowań, które zagrażają zgodności. Tych kilka znanych nam z wyżej przytoczonej normy ISO parametrów ustawia też filozofię wdrażania narzędzia whistleblowingowego. Już na etapie projektowania systemu compliance, a najpóźniej w przeddzień uruchomienia narzędzia, trzeba analizować zdarzenia w organizacji z tej właśnie perspektywy. Rola, pozycja i postawa oficera compliance są kluczowe w stworzeniu i rozwijaniu narzędzia. Postrzeganie tej osoby w organizacji jako odbiorcę tych informacji będzie wypadkową wielu okoliczności i prawdziwym testem systemu. Czy nasza pozycja gwarantuje poważne potraktowanie sprawy i wpływ? Czy budzimy zaufanie? Czy zbudowaliśmy bezpieczną więź z interesariuszami? Czy wszyscy rozumieją nasze zadania? Czy mogliśmy pokazać wartość compliance dla organizacji? Tu kluczowa będzie realna pozycja oficera compliance i jego osobista postawa. Nabiorą znaczenia etyczne elementy tej pracy, wśród których jest sporo wyzwań. Wreszcie zaprocentuje też realne, a nie fikcyjne połączenie CMS ze strategią przedsiębiorstwa.

Sukces, nie porażka!

Spotkałem się z twierdzeniem ekspertów od ładu korporacyjnego, że pamięć organizacji wynosi ok. 8 lat. Jeżeli to prawda, to sukces albo błąd w organizacji systemu będzie przez długi okres rzutował na skuteczność albo nieskuteczność wysiłków związanych z kanałem sygnalistów. Warto to wziąć pod uwagę w projektowaniu rozwiązań dla naszych firm, mając na względzie korzyści wynikające z dostępu do wartościowych informacji płynących z organizacji. Można się spodziewać, że wraz z ogólnym wzrostem świadomości o skuteczne rozwiązania whistleblowing będą zabiegać w pewnej perspektywie czasu inwestorzy zainteresowani możliwością obliczenia swojego ryzyka inwestycyjnego. A to w mojej ocenie doprowadzi z czasem nie tylko do oswojenia się z tematyką, ale wręcz do upowszechnienia się standardu, którego skojarzeń z minioną epoką nikt poważny nie będzie przywoływał.